Guía de instalación del Kit de Gestión de Compras. No necesitás saber Power BI, ni programar, ni tener servidores. Necesitás una PC con Windows y unos 40 minutos la primera vez.
Tres cosas. Si ya las tenés, saltá al Paso 1.
| Qué | Costo | Cómo conseguirlo |
|---|---|---|
| Power BI Desktop | Gratis | Buscá "Power BI Desktop" en la Microsoft Store de tu Windows e instalá.
Es gratuito y no pide tarjeta. También podés bajarlo de powerbi.microsoft.com. |
| Excel (o LibreOffice Calc) | Ya lo tenés | Sirve cualquier versión de Excel de 2016 en adelante. Si no tenés Excel, LibreOffice Calc es gratis y también funciona. |
| Los archivos del kit | Incluidos | Son los que vinieron junto con esta guía, en la misma carpeta. |
No necesitás: licencia de Power BI Pro, cuenta de Microsoft 365, servidor, Google Drive, internet permanente ni nadie del área de sistemas. Todo corre en tu PC y tus datos no salen de ahí.
Hacelos en orden. Cada uno tarda menos que el anterior.
Power BI necesita encontrar tu Excel siempre en el mismo lugar. Usamos una carpeta fija:
Disco local (C:).Vapareno (sin espacios, sin acentos).¿Podés usar otra carpeta? Sí, pero anotá la ruta exacta: la vas a necesitar en el Paso 3. Evitá OneDrive, Google Drive o el Escritorio — esas carpetas cambian de ruta y rompen la conexión.
Abrí Vapareno_Kit_v2_VENTA.xlsx. Tiene 17 hojas, pero
solo 5 alimentan el tablero. Las demás son tu registro operativo interno.
| Hoja | ¿Va al tablero? | Qué cargar |
|---|---|---|
| 02 Solicitudes y Compras | Sí — la principal | Una fila por pedido. Es el corazón del sistema. |
| 07 Stock | Sí | Ítems de depósito y EPP, con stock actual y mínimo. |
| 09 Combustible | Sí | Cargas de combustible por vehículo. |
| 11 Flete | Sí | Viajes, costos y estado de cada carga. |
| 16 Proveedores | Sí | Tu padrón. Viene precargado con proveedores de Salta y Jujuy. |
| 17 Configuración | Listas | Áreas, rubros, estados y compradores de tu empresa. Editá acá, no en cada fila. |
| Las otras 11 hojas | No | Cotizaciones, OC, recepción, no conformidades, ABC, contratos, etc. Usalas si te sirven. |
Antes de cargar un solo pedido, andá a la hoja 17 Configuración y poné tus áreas, tus rubros y los nombres de tus compradores. Así los desplegables de la hoja 02 ya te ofrecen lo tuyo y no tenés que escribir a mano.
En la hoja 02, completá una fila por solicitud. Los campos con flechita (Prioridad, Estado, Adjudicación, Forma de pago, Cumplimiento) son desplegables: elegí siempre de la lista, no escribas encima.
Esto sí rompe el tablero: cambiar el nombre de una hoja, renombrar los encabezados de columna, o escribir un estado a mano (por ejemplo "Cerrado" con mayúscula, o "finalizado") en vez de elegirlo del desplegable. El tablero busca las palabras exactas. Si no las encuentra, el pedido no se cuenta.
Empezá con lo que tenés. No hace falta cargar dos años de historia para ver valor. Con los pedidos de los últimos 60 días ya tenés tendencia, ranking de proveedores y demoras.
Guardá y cerrá el Excel antes de seguir. Power BI no puede leerlo bien si está abierto en modo edición.
Doble clic en Vapareno_Kit_v2_Tablero.pbit. Se abre Power BI Desktop
y lo primero que hace es preguntarte una sola cosa: dónde está tu Excel.
Pegá la ruta completa, con el nombre del archivo incluido:
Si te pide permisos de origen de datos, elegí Organizacional o Anónimo y clic en Conectar. Es tu propio archivo en tu propia PC: no hay riesgo.
Truco para copiar la ruta sin errores: en el Explorador, hacé clic derecho sobre el archivo Excel manteniendo apretada la tecla Shift → Copiar como ruta de acceso. Después pegá y borrá las comillas de los extremos.
Apenas cargue, hacé Archivo → Guardar como y guardá en C:\Vapareno
con el nombre de tu empresa. Por ejemplo: Tablero_MiEmpresa.pbix
Por qué importa: el .pbit es el molde. Guardando tu .pbix
tenés tu tablero con tus datos, y el molde queda intacto por si algún día querés empezar de nuevo.
Este es el paso que vas a repetir el resto del año, y es todo lo que hay que hacer:
.pbix y hacés clic en Actualizar (arriba, en la cinta Inicio).| Página | Para qué la usás |
|---|---|
| Portada | Pantalla de presentación. Útil cuando proyectás en una reunión. |
| Compras | Los números que te van a preguntar: monto estimado vs. negociado, ahorro real, pedidos pendientes, tasa de incumplimiento. |
| Compras II | Lead time (días desde el pedido hasta la entrega) contra tu meta, y distribución por estado. |
| Compras III | Rendimiento por comprador: volumen gestionado y % de ahorro de cada uno. |
| Proveedores | Mapa, cobertura geográfica y score. Quién te está respondiendo bien. |
| Proveedores II | Diagnóstico de abastecimiento: en qué rubros dependés de muy pocos proveedores. |
| Logística | Combustible por vehículo, costo de flete propio vs. tercero, cargas pendientes. |
| Stock | Valor del inventario, quiebres, EPP bajo mínimo, faltantes críticos. |
Tildá a medida que avanzás. Si llegás al 100%, el sistema está andando.
Nueve de cada diez consultas son alguna de estas. Buscá tu síntoma.
Estás abriendo un .pbix en vez del .pbit.
Solo la plantilla (.pbit) pregunta la ruta, y solo la primera vez.
Si ya tenés tu .pbix y querés cambiar la ruta:
Inicio → Transformar datos → Administrar parámetros → RutaArchivo.
La ruta está mal escrita. Los tres errores más comunes:
C:\Vapareno)..xlsx y el nombre exacto).Corregilo en Transformar datos → Administrar parámetros → RutaArchivo y actualizá.
Hay filas con campos vacíos en la hoja 02. Lo más frecuente:
un pedido sin Estado o sin Área solicitante. Completalos en el Excel, guardá y actualizá.
Ojo: si el hueco está en Proveedor, es normal y correcto — el tablero lo muestra
como "Sin adjudicar", que es exactamente lo que son esos pedidos.
Casi siempre es una de dos:
El ahorro se calcula solo sobre pedidos que ya tienen costo final negociado. Un pedido abierto no aporta ahorro: todavía no negociaste nada. Es a propósito — así el porcentaje que le mostrás a tu gerencia es defendible cuando te pregunten de dónde sale.
Con esta instalación, no: todo vive en tu PC (que es lo que la hace gratis y privada). Para verlo desde el celular o compartirlo con tu gerencia hay dos caminos:
Con menos de 5.000 pedidos no debería pasar. Si pasa: cerrá el Excel antes de actualizar, cerrá otros archivos de Power BI abiertos, y verificá que el Excel no tenga miles de filas vacías con formato (Ctrl+Fin te lleva a la última celda usada; si aterriza en la fila 30.000, borrá esas filas y guardá).
El padrón viene con Salta y Jujuy. Podés cargar los que quieras a mano en la hoja 16. Si necesitás un padrón completo de otra provincia ya armado y verificado, escribinos: es un trabajo aparte y se cotiza por separado.
Respetá esto y el sistema no se rompe nunca.
Rutina sugerida: cargá los pedidos a medida que entran (2 minutos cada uno). Los lunes a la mañana, actualizá el tablero y exportá el PDF. Entrás a la reunión con números, no con estimaciones.